آفيس پر فيس و افاده!

سوال اساسي اين است که تغييرات و اصلاحات آفيس 2010، امکانات بهبود يافته و دلايل د يگري که قرار است ما را مجاب کنند تا زحمت ياد گرفتن فوت و فن ها و عادت کرد ن به محيط کارش را قبول کنيم، چي هستند؟ و جواب اينکه: در آفيس 2010 مجموعه اي از امکانات جديد کاربردي گنجاند ه شد ه است؛ از تعداد زيادي نرم افزارهاي کوچک براي کار و ارتباط با وب گرفته تا نماي پشت صحنه(Backstage) براي تنظيمات تمام نرم افزارهاي زيرمجموعه آفيس به شکل يکسان. البته اگر قصد امتحان کردن آن را داريد، حواستان باشد که از اطلاعاتتان حتماً نسخه پشتيبان بگيريد و بعد آفيس 2010 را نصب کنيد... بالاخره با نرم افزارهاي بتا بايد با احتياط برخورد کرد! جا به جا شدن از آفيس 2003 به 2007 زحمت زيادي داشت اما به نظر، جا به جا شدن و ارتقا به سمت آفيس 2010 ديگر آن قدر زحمت نداشته باشد و بلکه به د ليل امکانات و قابليت هاي جد يد، ارزشمند تر و شيرين تر هم باشد!

تغييرات ورد
 

تغييرات ورد 2010 نسبت به 2007 در دو زمينه امکانات ارائه و نمايش و همچنين قابليت هاي بهره وري است.

1) امکانات ارائه و نمايش بهتر(Presentation):
 

سبک ها و قالب بند ي ها در ورد 2010 به مراتب متنوع تر از 2007 شد ه اند. افکت هاي تصويري براي متن به شما اجازه مي د هند که گرافيک متن را به خوبي ارتقا د هيد؛ انعکاس نور، درخشش يا سايه هاي زيبا براي متنتان بيندازيد و ظاهر و قيافه حرفه اي به سندهايتان بد هيد. برخلاف WordArt، اين قابليت هاي جد يد، حروف متن را تبد يل به شيء گرافيکي نمي کنند بلکه آن را به همان صورت متن نگه مي دارند تا امکان کپي، برش و چسباند ن کماکان فراهم باشد. تعداد اشکال و نمونه هاي SmartArt هم بيشتر و متنوع تر شد ه است.

2) افزايش بهره وري(Productivity):
 

با قابليت « نقشه سند»(DocumentMap) يا « نوار گشت و گذار»(Navigation Pane) در ورد، مي توانيد تمام صفحات سند وردتان را به صورت انگشتي در کنار صفحه اصلي ببينيد، آن وقت جا به جا کردن صفحات بخش هاي مختلف سند، به مراتب از طريق کشيد ن و رها کرد ن با ماوس راحت تر خواهد بود؛ تمام شماره صفحات و شماره پاورقي ها و مراجع و غيره هم به صورت خود کار تغيير مي کنند و اصلاح مي شوند.

3) جست و جوي بهتر
 

امکان جست و جو در ورد 2010 شبيه به موتورهاي جست و جو شد ه است؛ نتايج جست و جو همراه با چند کلمه يا جمله بعد از آن نمايش داد ه مي شود تا پيدا کرد ن واژه يا عبارت مورد نظر راحت تر امکان پذ ير باشد.
4) ذخيره فايل هاي ذخيره نشد ه!:

 

بعضاً پيش مي آيد که بعد از کلي کار کرد ن روي يک سند و تغيير داد ن آن، موقع ذ خيره کرد ن يا بستن سند، به جاي گزينه « بله»، گزينه « خير» را انتخاب مي کنيم و تمام...! هم چيز از دست مي رود! اما در ورد 2010 نسخه پشتيبان از تمام سندها تهيه و در محلي از پيش تعيين شد ه ذخيره مي شود؛ حتي اگر به اشتباه موقع ذ خيره کرد ن، گزينه« خير» را انتخاب کنيد.

تغييرات اکسل
 

تغييرات اتفاق افتاد ه در اکسل 2010 نسبت به 2007 زيادي زياد است. در اکسل 2010 نوآوري هايي اتفاق افتاد ه که به افراد کمک مي کند تا اعداد و ارقام جلوي چشمشان را بهتر بتوانند تفسير و تحليل کنند.

1)قابليت Sparklines
 

فرض کنيد شما يک رد يف ساده داد ه ها را در اختيار داريد( مثلاً اعداد و ارقام فروش ماه قبل يا نمرات دانش آموزان در اين ترم). بايد اين داده ها را انتخاب کنيد و نمودار گرافيکي خطي Sparkline را انتخاب کنيد( در منوي Insert ريبون) تا آن وقت يک نمودار ساد ه و کاربردي، صاف کنار داد ه هايتان بنشيند. اگر مثلاً داد ه هايتان به صورت بله/ خير( دو گزينه اي) است مي توانيد از نمودار گرافيکي برد/ باخت(Win/ Loss) کمک بگيريد.

2) قالب بندي شرطي بهتر(Conditional Formatting)
 

قالب بندي شرطي، امکان جالب و کاربرد ي نرم افزار اکسل است که در نسخه 2010، قابليت هاي د يگري نيز به آن اضافه و تکميل تر شد ه است؛ مثلاً اکسل 2010، گراديان رنگي اي که به اعداد مختلف مي داد، براي اعداد منفي هم جهت با اعداد مثبت بود؛ در حالي که در اکسل 2010، جهت آن معکوس شد ه است تا منفي يا مثبت بود ن اعداد راحت تر به چشم بيايد.

3) کپي کردن راحت تر(Paste)
 

فرض کنيد که از طريق اي ميل جدولي را حاوي اطلاعات خاص دريافت کرد ه ايد. وقتي آن را کپي کنيد و قصد داشته باشيد در اکسل 2010 بچسبانيد(Paste) با انواع و اقسام حالت ها مي توانيد اين کار را انجام د هيد؛ مثلاً اينکه قالب بندي متن شبيه اي ميل باشد يا شبيه خود صفحه گسترد ه اکسل و يا اينکه فرمول ها عيناً در صفحه گسترد ه وارد شوند يا نشوند و از اين قبيل موارد.

4) اسلايسر(Slicer)
 

قابليتي در اکسل 2010 است که با آن به مراتب راحت تر مي توان آناليزهايي را که با PivotTable انجام مي شوند، اجرا کرد. درواقع مايکروسافت سعي کرد ه که PivotTable را به کار روزمره کاربران تبد يل کند؛ نه اينکه فقط مخصوص کاربران حرفه اي تر باشد.

تغييرات پاورپوينت
 

با پاورپوينت جديد 2010، هر فرد مبتد ي هم کافي است کمي به خودش زحمت بد هد تا بتواند سند هاي حرفه اي قابل قبولي درست کند.

1) قابليت هاي ويدئويي
 

در پاورپوينت 2010، يک امکان بسيار کاربردي و کاملاً جديد گنجاند ه شد ه است که همان امکان ويرايش فايل هاي ويدئويي و استفاد ه از فرمت هاي گوناگون است. شما به راحتي مي توانيد انواع و اقسام فايل هاي ويد ئويي را به پاورپوينت وارد کنيد، آنها را حک و اصلاح کنيد و کيفيتشان را ارتقا بد هيد. تغيير داد ن شفافيت و درخشند گي ويدئو يا اضافه کرد ن يک ته رنگ خفيف به تصوير مثل آب خورد ن است. ضمن آنکه خيلي سريع مي توانيد اندازه تصوير را برش بزنيد(crop) و فقط بخش هايي از تصوير را که مي خواهيد نمايش د هيد. فريم ها و افکت هاي تصويري تزئيني براي فيلم ها هم در پاورپوينت 2010 بسيار متنوع و جالب هستند( مثلاً انداختن تصوير ويدئو داخل يک قاب سه بعدي). در پاورپوينت 2010 مي توانيد حتي کليپ هاي سايت هاي ويد ئويي اينترنتي را هم وارد کنيد! زمان بندي نمايش فيلم و همزمان سازي نمايش فيلم با نشان داد ن جملات و متن اسلايد هم از قابليت هاي کاربردي جد يد است.

2) اشتراک گذاشتن اسلايدها
 

براي به اشتراک گذاشتن اسلايد ها با ديگران، قابليت هاي متنوعي پيش بيني و طرح ريزي شد ه که اشاره به تک تک آنها از حوصله اين مقاله خارج است. فقط به همين مورد بسند ه مي کنيم که مي توانيد فايل اسلايد هايتان را به حالت نمايش در قالب يک فايل تصويري wmv ذخيره کنيد و آن وقت راحت مي شود آن را به يک وب سايت، روي DVD يا دستگاه پخش کنند ه mp3 و تصوير منتقل کرد. زمان بندي انيميشن ها، صحبت هاي ضبط شد ه، فيلم هاي پخش شد ه در اسلايد يا حتي استفاد ه از قلم هاي ليزري روي سطح اسلايد براي تأکيد بيشتر بر مطالب، همه و همه در اين فايل تصويري wmv به همان شکل ثبت خواهند شد.

تغييرات اوت لوک
 

اولين نکته اينکه نوارهاي منو در اوت لوک 2010 شبيه ساير نرم افزارها شد ه اند که حسن بزرگي به حساب مي آيد. ضمن اينکه امکان قالب بندي و زيباسازي اي ميل هايي که ارسال مي کنيد و دادن سر و شکل درست و حسابي به آنها جزء خصوصياتي هستند که در آفيس 2010 ارتقاي خوبي پيدا کرد ه اند.

1) مديريت انبوه ايميل ها
 

اصلي ترين نکته درباره اوت لوک مد يريت انبوه اي ميل ها و اطلاعاتي است که به شما مي رسد که راحت تر شد ه؛ مثلاً با امکان « اين بحث را بي خيال شو!» يا Ignore Conversation مي توانيد اي ميل هايي را که دائم بين دوستانتان رد و بدل مي شود( و اين يکي جواب آن يکي را مي د هد و سومي جواب دومي را) و شما علاقه اي به موضوعش نداريد، مستقيم به سطل زباله بفرستيد! در نقطه مقابل، يک « نماي مباحثات»يا Conversation View است که به شما امکان مي د هد تمام اي ميل هايي را که مرتبط با يک موضوع هستند و مشابه هم اند در يک دسته بند ي با هم جمع کنيد( مشابه آنچه در جي ميل استاندارد اتفاق مي افتد). زماني که روي آخرين اي ميل آن موضوع کليک مي کنيد، فهرست پشت سرهمي از بقيه اي ميل ها، به ترتيب زمان ارسال نمايش داد ه مي شود تا راحت بتوانيد همه را کنار هم داشته باشيد. اوت لوک براي اين کار، محتواي خط Subject را در اي ميلتان به عنوان مبنا قرار مي د هد و آن وقت اگر موضوعات تصاد فاً مشابه باشند يا کلمات شبيه به هم داشته باشند، تصاد فاً زيرمجموعه هم قرار مي گيرند. يک نکته بد د يگر اينکه اگر فرستند ه هم يادش برود که Subject اي ميل را مشخص کند( که اتفاق نسبتاً شايعي هم هست)، هر اي ميل بدون موضوع هم جزء آخرين مباحثات و گفت و گوها دسته بندي مي شود و آن وقت شما مي مانيد و کلي اي ميل بدون موضوع و درهم بر هم!

2) انجام خود کار کارهاي تکراري
 

با استفاد ه از ماکروهاي اوت لوک، راحت مي توانيد کارهاي تکراري را سريع انجام د هيد؛ مثلاً اينکه وقتي اي ميلي را خواند يد، با سرعت براي رئيستان يا دوستتان فوروارد کنيد يا پس از نوشتن پاسخ يک نامه، به شکل خود کار آن را پاک کنيد.

3) مديريت تماس ها
 

اگر اي ميلي را با افرادي رد و بد ل کنيد که در فهرست تماس هايتان ثبت نشد ه اند، اوت لوک به صورت خود کار آنها را در تماس هايتان ثبت مي کند( با نام و آدرس هاي اي ميلشان). البته نمي تواند از امضاهاي پايين متن اي ميل، آدرس و شماره تلفنشان را استخراج کند!

4) برنامه کاري
 

قرارهاي ملاقات يا جلسات کاري هم که يک روز کامل را به خود شان اختصاص مي د هند( اصطلاحاً day event-All)، در نوار Task يا وظايف قرار مي گيرند نه در بخش تقويم(Calendar).

تغييرات کلي
 

ريبون يا نوار سفارشي
 

هرکدام از ما، به سبک خود مان با نرم افزارهاي ورد، اکسل، پاورپوينت و غيره کار مي کنيم. با اين نوار سفارشي، اين امکان به وجود آمد ه که بتوانيم خودمان منوهاي دلخواه و مطلوبمان را بسازيم. مثلاً اگر بيشترين کاري که از اکسل مي خواهيد، آناليز داد ه ها و ترسيم نمودار است، مي توانيد يک منوي اختصاصي طراحي کنيد.

نماي پشت صحنه
 

اين نما يک صفحه جدا و مخصوص است که با کليک کرد ن روي File در گوشه بالا سمت چپ ( که جاي آيکون آفيس 2007 را گرفته) مي توان به آن دسترسي پيدا کرد. در اين نما شما به تمام خصوصيات و مشخصات( Properties) مرتبط با فايل و نرم افزار دسترسي داريد؛ مثلاً امکان چاپ، انواع داد ه هاي فايل(metadata)، فهرست آخرين فايل هايي که باز کرد ه ايد، گزينه هاي مربوط به انتشار و به اشتراک گذاشتن فايل ها و از اين قبيل موارد؛ ضمن آنکه استفاد ه از آنها ساد ه تر و راحت تر هم شد ه است. مثلاً براي چاپ کرد ن(Ctrl+P) تعداد گزينه هايي که بايد انتخاب کنيد، کمتر شد ه است؛ براي چاپ کرد ن، آفيس 2010 پيش نمايش چاپ را به صورت خود کار در نماي پشت صحنه گذاشته است؛ نکته ديگر اينکه در قسمت فهرست آخرين فايل هايي که باز کرد ه ايد، تعدادي که نمايش داد ه مي شود به 20 عدد افزايش يافته.

شکل و قيافه ظاهري
 

مايکروسافت دستي به سر و گوش آيکون ها کشيد ه، طوري که هم راحت تر قابل تشخيص و هم سريع تر قابل انتخاب هستند. شماهاي رنگ هم در سه رنگ آبي، مشکي و نقره اي در نظر گرفته شد ه که ظاهراً رنگ آبي بيشتر از بقيه محبوب بود ه.

يکسان سازي و متحد الشکل کردن
 

مايکروسافت وقت زياد ي را صرف يکسان سازي شکل و قيافه و منوهاي نرم افزارهاي گوناگون اش کرد ه؛ کاري که در 2007 به خوبي انجام نشد ه بود و اوت لوک و OneNote از قافله جا ماند ه بودند! ريبون يا نوار سفارشي 2010 الان در تمام نرم افزارهاي اين پکيج موجود است.

سازگاري با GoogleDocs
 

جالب ترين نکته در آفيس 2007 اين بود که مثلاً در ورد 2007، فايل ها با فرمت docx ذ خيره مي شد ند و شما نمي توانستيد بدون نصب کرد ن يک بسته سازگار کنند ه، فايل docx را در آفيس 2003 يا نسخه هاي قبلي بخوانيد. اما اين مشکل حالا حل شد ه و فايل هاي 2010 هم در 2007 به راحتي خواند ه مي شوند( بدون تغيير و بروز اشکال در قالب بندي يا formatting) و هم در GoogleDocs. اين طوري به اشتراک گذاشتن و انتشار آنها هم به مراتب راحت تر شد ه است.
منبع: همشهري جوان 295